Privacyreglement Gezond&Wel Fysiotherapie B.V.

Gezond&Wel Fysio hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van patiënten, medewerkers en andere betrokkenen. Persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd conform de geldende wet- en regelgeving.

Dit privacyreglement is opgesteld conform de AVG en de WGBO en beschrijft hoe Gezond&Wel Fysio omgaat met persoonsgegevens binnen de praktijk.

1. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking
Gezond&Wel Fysio is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk. Dit betekent dat de praktijk bepaalt welke gegevens worden verzameld, met welk doel deze worden verwerkt en hoe deze worden beveiligd.

2. Doeleinden van gegevensverwerking
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van fysiotherapeutische behandelingen
• het opstellen en bijhouden van een patiëntendossier
• het communiceren met patiënten over afspraken en behandelingen
• het declareren van behandelingen bij zorgverzekeraars
• het voeren van een financiële administratie
• kwaliteitsbewaking en verbetering van zorgverlening
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen

Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder toestemming van de patiënt.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt
In het kader van zorgverlening kan Gezond&Wel Fysio de volgende persoonsgegevens verwerken:

Algemene persoonsgegevens:

• naam en voorletters
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres
• geboortedatum
• verzekeringsgegevens
• BSN nummer
• aard en nummer van identiteitsbewijs
• betalingsgegevens

Medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens):

• gezondheidsgegevens
• behandelgegevens
• diagnose en behandelplan
• verwijzingen van huisarts of specialist
• medicatiegebruik (indien relevant)
• voortgang en resultaten van behandeling

4. Elektronisch patiëntendossier
Gezond&Wel Fysio maakt gebruik van een elektronisch patiëntendossier (EPD). In dit dossier worden medische en administratieve gegevens vastgelegd die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de behandeling.

Toegang tot het dossier is beperkt tot:

• de behandelend fysiotherapeut
• waarnemende fysiotherapeuten
• administratieve medewerkers indien noodzakelijk voor hun werkzaamheden

Alle medewerkers hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Binnen de systemen wordt gebruik gemaakt van logging. Dit betekent dat wordt vastgelegd wie wanneer toegang heeft gehad tot een dossier.

5. Gebruik van trainingssystemen
Binnen de praktijk kan gebruik worden gemaakt van trainingssystemen zoals:

• digitale trainingsapparatuur
• oefenprogramma’s
• revalidatiesoftware

Hierbij kunnen gegevens worden geregistreerd zoals:

• trainingsschema’s
• trainingsresultaten
• voortgang van oefeningen

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van de behandeling.

6. Verstrekking van gegevens aan derden
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

• zorgverzekeraars voor declaraties
• huisartsen of medisch specialisten
• andere zorgverleners betrokken bij de behandeling
• administratieve of IT-dienstverleners

Voor het delen van medische gegevens met andere zorgverleners wordt in principe toestemming gevraagd aan de patiënt, tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting of een noodsituatie.

7. Bewaartermijn
Medische dossiers worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijn zoals vastgesteld in de WGBO. De bewaartermijn bedraagt 20 jaar vanaf de laatste behandeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.

8. Beveiliging van persoonsgegevens
Gezond&Wel Fysio treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Deze maatregelen omvatten onder andere:

• beveiligde zorgsoftware
• individuele gebruikersaccounts met wachtwoordbeveiliging
• logging van systeemgebruik
• beveiligde e-mailcommunicatie
• fysieke beveiliging van papieren dossiers
• periodieke back-ups
• geheimhoudingsplicht voor medewerkers

Daarnaast worden met externe leveranciers verwerkersovereenkomsten afgesloten.

9. Rechten van patiënten
Patiënten hebben op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens.

U heeft onder andere recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens
• een kopie van uw dossier
• correctie van onjuiste gegevens
• toevoeging van een eigen verklaring aan het dossier
• beperking van verwerking
• bezwaar tegen verwerking
• verwijdering van gegevens indien wettelijk toegestaan

Verzoeken kunnen mondeling of schriftelijk worden ingediend bij de praktijk.

10. Overdracht van het dossier
Wanneer een patiënt overstapt naar een andere fysiotherapeut kan het patiëntendossier – op verzoek van de patiënt – worden overgedragen.

De overdracht vindt zorgvuldig plaats, bijvoorbeeld:

• via beveiligde digitale overdracht
• per post
• persoonlijk tussen zorgverleners

Het originele dossier blijft eigendom van de praktijk.

11. Datalekken
Wanneer er sprake is van een datalek waarbij persoonsgegevens mogelijk zijn betrokken, handelt Gezond&Wel Fysio volgens de meldplicht datalekken.

Indien noodzakelijk wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokkenen geïnformeerd.

12. Klachten
Wanneer u niet tevreden bent over de manier waarop met uw persoonsgegevens wordt omgegaan, kunt u contact opnemen met de praktijk.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Schoonenburgseweg 1
6611 AA Overasselt
E-mail: info@gezondenwelfysio.nl

KvK-nummer: 98605534
BTW-nummer: NL868565751B01
AGB-code: 04099408